Privacy Notices and Consent Forms

Aviso de privacidad para los Programas para los Jóvenes de la Universidad de Washington

1.   Introducción

Cada año, la Universidad de Washington (“UW”) se involucra con más de 94,000 jóvenes en más de 200 programas. Este aviso de privacidad (“Aviso”) para los Programas para los Jóvenes de la UW (UW Youth Programs) les informa a los padres, los tutores y los jóvenes participantes que hayan cumplido 18 años de edad (denominados “participantes que consienten”) sobre las prácticas de privacidad en ciertos programas y eventos orientados a los jóvenes que opera y controla la UW (“Programas para los Jóvenes de la UW”). Este Aviso aplica a los Programas para los Jóvenes de la UW que les proporcionan este Aviso a los padres, los tutores o los participantes que consienten. Este Aviso no aplica a ningún programa o evento que esté sujeto a la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (Family Educational Rights and Privacy Act, FERPA) o al Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (European Union’s General Data Protection Regulation, EU GDPR).

Para los fines de este Aviso, se considera datos personales a cualquier tipo de información que identifique o que pueda identificar a una persona (ya sea por su cuenta o en combinación con otra información), como el nombre, la fecha de nacimiento, el nivel de educación, la escuela a la que asiste el participante o la información de contacto de los padres o el tutor. Los datos personales pueden existir en cualquier formato, incluso impreso, electrónico o digital; también se incluyen las fotografías, las grabaciones de video y audio, etc.

2.   Recopilación y uso de los datos personales

Según la índole del Programa para los Jóvenes de la UW, algunos o todos los datos personales descritos en el cuadro a continuación pueden recopilarse y utilizarse con el objetivo de proporcionar, operar, mejorar y promover un Programa para los Jóvenes de la UW y, en ciertas circunstancias, una actividad o función de la UW (el “Objetivo”). Si no se le proporcionan determinados datos personales a un Programa para los Jóvenes de la UW, pueden verse limitadas tanto la capacidad de una persona para participar en el programa como la capacidad de dicho programa para alcanzar su Objetivo.

Si un Programa para los Jóvenes de la UW se involucra en alguna actividad de la Columna 3 del cuadro a continuación, primero deberá solicitarles la autorización a los padres, el tutor o un participante que consiente a través de un documento de consentimiento aparte que describa con más detalle los datos que propone procesar.

COLUMNA 1

LOS DATOS PERSONALES RECOPILADOS PUEDEN INCLUIR:

COLUMNA 2

LOS DATOS PERSONALES SE PUEDEN UTILIZAR PARA:

COLUMNA 3

SI DA SU CONSENTIMIENTO, TAMBIÉN SE PUEDEN UTILIZAR LOS DATOS PERSONALES PARA:

Datos personales del participante
Información de registro de un participante menor de 18 años (como el nombre, el lugar de residencia, el grado académico, la edad o el grupo etario, el Programa para los Jóvenes de la UW en el cual se involucra, etc.). ·   Identificar a los participantes y utilizar su información de manera administrativa (por ejemplo, para tareas del personal o de los voluntarios, la garantía de una supervisión adecuada, la gestión de los recursos, la asistencia, etc.).
Información de contacto de un participante menor de 18 años (como el correo electrónico, el número de teléfono o la dirección de correo). ·   Enviarles comunicados a los participantes que tengan 13 años de edad o más durante un Programa para los Jóvenes de la UW en relación con anuncios, tareas, logísticas, tutorías o asuntos similares. ·   Enviarles comunicados relacionados con anuncios, tareas, logísticas, tutorías o asuntos similares a participantes menores de 13 años durante un Programa para los Jóvenes de la UW.

·   Compartir la información de contacto en el entorno de la UW para el reclutamiento de posibles estudiantes (incluso para contactar a un participante o a sus padres o tutores).

Información general (como el nombre del participante, el nivel de educación, la escuela, el distrito escolar, el historial y los logros deportivos, el trabajo académico relevante, los escritos de presentación, los resultados y las respuestas en los exámenes, los intereses, la inscripción en programas anteriores, las referencias de los profesores o los instructores del participante, etc.). ·   Evaluar a los candidatos o los participantes con respecto a las calificaciones y la preparación, el nivel, los intereses alineados, el cumplimiento de los requisitos previos, la prioridad en la inscripción, etc. ·   Compartir la información general en el entorno de la UW para el reclutamiento de posibles estudiantes (incluso para contactar a un participante o a sus padres o tutores).

 

Información sobre la salud y la nutrición (como las alergias alimentarias y ambientales, las restricciones alimentarias, los problemas de salud, los medicamentos, las vacunas, etc.). ·   Tener en cuenta o intentar abordar las consideraciones sobre los alimentos y la salud.

·   Proporcionar la información de salud a un contacto de emergencia designado, al personal de respuesta ante emergencias o los proveedores de atención médica en caso de una emergencia de salud o seguridad que involucre al participante.

·   Cumplir con los requisitos de vacunación vigentes.

Información demográfica (como la fecha de nacimiento, la edad o el grupo etario, la raza, la etnia, la identidad de género, la escuela, el distrito escolar, etc.). ·   Compartir la información con un tercero (por ejemplo, un socio financiador) para realizar informes que sean obligatorios para el Programa para los Jóvenes de la UW.

·   Utilizar la información en el entorno del Programa para los Jóvenes de la UW para comprender las tendencias demográficas y abordar la diversidad y la equidad (por ejemplo, identificar grupos subrepresentados, desarrollar contenido que sea competente culturalmente, establecer códigos de conducta o prácticas para abordar los prejuicios, etc.).

·   Dirigirse a los participantes usando sus pronombres de género preferidos, si corresponde.

·   Compartir la información con un tercero (por ejemplo, un socio financiador) a fin de realizar los informes opcionales para el Programa para los Jóvenes de la UW.
Fotografías, videos o audios que se hayan tomado o grabado en un Programa para los Jóvenes de la UW. ·   Cumplir con los objetivos educativos, experienciales o similares que se propongan en un Programa para los Jóvenes de la UW.

·   Evaluar o registrar la efectividad del Programa para los Jóvenes de la UW.

·   Compartir la información con un tercero (por ejemplo, un socio financiador) para realizar informes que sean obligatorios para el Programa para los Jóvenes de la UW.

·   Publicarlas en un Programa para los Jóvenes de la UW o en los materiales promocionales de la universidad, como folletos, contenido en línea, videos, etc.

·   Incluirlas en un tablón de anuncios, un blog, un boletín informativo del Programa para los Jóvenes de la UW o en un medio similar de acceso público.

·   Compartir la información con un tercero (por ejemplo, un socio financiador) a fin de realizar los informes opcionales para el Programa para los Jóvenes de la UW.

Contenido que se haya creado en un Programa para los Jóvenes de la UW que identifique o que pueda identificar al participante (como ensayos, cuentos, notas, obras artísticas, fotografías, grabaciones de audio y video, etc.). ·   Cumplir con los objetivos educativos, experienciales o similares que se propongan en un Programa para los Jóvenes de la UW.

·   Evaluar o registrar la efectividad del Programa para los Jóvenes de la UW.

·   Compartir contenido con los compañeros de un participante (por ejemplo, como ejemplares, actividades de revisión por pares, etc.).

·   Compartir la información con un tercero (por ejemplo, un socio financiador) para realizar informes que sean obligatorios para el Programa para los Jóvenes de la UW.

·   Publicarlo en materiales promocionales de un Programa para los Jóvenes de la UW o de la universidad, como folletos, contenido del sitio web, videos, etc.

·   Incluirlo en un sitio web, tablón de anuncios, blog, boletín informativo de un Programa para los Jóvenes de la UW o en un medio similar de acceso público.

·   Compartir la información con un tercero (por ejemplo, un socio financiador) a fin de realizar los informes opcionales para el Programa para los Jóvenes de la UW.

Observaciones, evaluaciones u opiniones relacionadas con un participante (como las estadísticas deportivas, los resultados que se relacionan con los exámenes, las observaciones formales y las evaluaciones, el registro de la interacción del participante con otros, con el personal o los voluntarios del Programa para los Jóvenes de la UW, etc.). ·   Registrar o evaluar el aprendizaje y el desempeño del participante.

·   Evaluar o registrar la efectividad del Programa para los Jóvenes de la UW.

·   Abordar los problemas de comportamiento del participante (por ejemplo, con el personal, los voluntarios, los participantes, los padres o los tutores).

·   Si un padre, tutor o participante que tenga más de 13 años lo solicita, proporcionar una evaluación o referencia de un participante a un tercero (por ejemplo, una carta de recomendación).

Datos personales de los padres, los tutores o los participantes que consienten
Información de registro y contacto de un padre, tutor o participante que consiente (como el nombre, la dirección, el correo electrónico, el número de teléfono, la dirección de correo, el vínculo con el participante, el grado académico del participante, la edad o el grupo etario del participante, el Programa para los Jóvenes de la UW en el cual se involucra el participante, etc.). ·   Obtener el consentimiento o la autorización.

·   Responder consultas.

·   Comunicarse con los padres, los tutores o los participantes que consienten o proporcionarles información sobre un Programa para los Jóvenes de la UW o un participante.

·   Notificar a los padres o los tutores sobre una emergencia de salud o seguridad que involucre a un participante.

·   Proporcionarles la información de contacto de los padres o los tutores al personal de respuesta ante emergencias o a los proveedores de atención médica en caso de una emergencia de salud o seguridad que involucre a un participante.

·   Contactar a los padres, los tutores o los participantes que consienten por otros Programas para los Jóvenes de la UW que puedan interesarles.

·   Compartir la información de contacto en el entorno de la UW para el reclutamiento de posibles estudiantes (incluso para contactar a un participante o a sus padres o tutores).

Información financiera (como los ingresos mencionados, las declaraciones fiscales, los talones de pago, la evidencia de almuerzos escolares gratuitos o de costo reducido, etc.). ·   Evaluar la elegibilidad en relación con un Programa para los Jóvenes de la UW que se base en las necesidades.
Información de pago (como el número de la tarjeta de débito o crédito, la información de verificación del titular de la tarjeta, etc.). ·   Procesar pagos para los Programas para los Jóvenes de la UW que tienen un costo.
Información de llegada y retirada del participante (como el nombre, la dirección, el número telefónico, el correo electrónico, el vínculo con el participante, la firma, el horario de llegada y partida, etc.). ·   Supervisar la llegada y la retirada de los participantes en compañía de un padre o tutor, incluido el uso de las planillas para registrar el ingreso y la salida.

·   Comunicarse con un padre o tutor por los arreglos sobre la llegada y la retirada del participante.

·   Verificar la identidad de un padre o tutor.

Datos personales de terceros
Información de contacto de emergencia (como el nombre, la dirección, el número telefónico, el correo electrónico, el vínculo con el participante, etc.). ·   Notificar a un contacto de emergencia designado sobre una emergencia de salud o seguridad que involucre a un participante.

·   Proporcionarles la información de un contacto de emergencia designado al personal de respuesta ante emergencias o a los proveedores de atención médica en caso de una emergencia de salud o seguridad que involucre a un participante.

Información de llegada y retirada (como el nombre, la dirección, el número telefónico, el correo electrónico, el vínculo con el participante, la firma, el horario de llegada y partida, etc.). ·   Supervisar la llegada y la retirada de los participantes en compañía de uno de los padres o el tutor designado, incluido el uso de las planillas para registrar el ingreso y la salida.

·   Comunicarse con la persona designada por un padre o tutor por los arreglos sobre la llegada y la retirada del participante.

·   Verificar la identidad de la persona designada por un padre o tutor.

 

Los Programas para los Jóvenes de la UW y la Universidad de Washington también pueden usar los datos personales descritos anteriormente en la Columna 1 para cumplir con las obligaciones legales, los requisitos de la UW (como las Declaraciones de política administrativa de la UW [UW Administrative Policy Statements] y las Órdenes presidenciales de la UW [UW Presidential Orders]) o para realizar los informes internos de la UW relacionados con la salud, la seguridad o intereses similares.

3.   Retención de los datos personales

Los datos personales se conservarán según sea necesario para cumplir con el Objetivo, durante al menos el periodo de retención mínimo según el Programa General de Retención de Documentos de la UW (UW General Records Retention Schedule) (https://finance.uw.edu/recmgt/gs) o los Programas de Retención Departamentales de la UW (UW Departmental Retention Schedules) (https://finance.uw.edu/recmgt/depts), según corresponda, y en virtud de las leyes vigentes.

4.   Compartir datos personales

A. Los datos personales pueden compartirse en el entorno de la UW:

  • con base en la necesidad de conocimiento para cumplir con el Objetivo y, cuando corresponda, con el consentimiento previo; o
  • para cumplir con las obligaciones legales, los requisitos de la UW (como las Declaraciones de política administrativa y las Órdenes presidenciales de la UW) o para realizar informes internos de la UW relacionados con la salud, la seguridad o intereses similares.

B.  Los datos personales pueden compartirse fuera del entorno de la UW:

  • con un contratista que proporciona servicios relacionados con un objetivo a un Programa para los Jóvenes de la UW;
  • como parte de un proceso legal debido a solicitudes del gobierno u organismos reguladores o en relación con una obligación legal;
  • para satisfacer las solicitudes de informes de un tercero (como un socio financiador);
  • para proporcionar una evaluación o referencia de un participante a un tercero (como una carta de recomendación) a pedido de un padre, tutor o participante de 13 años de edad o más;
  • con un contacto de emergencia designado por un participante, el personal de respuesta ante emergencias (como los paramédicos o los policías) o los proveedores de atención médica en caso de una emergencia de salud o seguridad que involucre al participante;
  • con una persona designada para llevar o retirar a un participante; o
  • con consentimiento previo, cuando corresponda.

5.   Consultas

Para obtener mayor información, puede comunicarse con el Programa para los Jóvenes de la UW que le proporcionó este Aviso o que lo dirigió a él. Puede encontrar el Programa para los Jóvenes de la UW pertinente consultando su solicitud, registro o materiales de incorporación similares, utilizando el directorio que se encuentra disponible en https://www.uw.edu/youth, o puede contactarse con la Oficina para el Desarrollo y el Apoyo a los Programas para los Jóvenes de la UW (UW Office for Youth Programs Development and Support) en uwminors@uw.edu.

Si sus preguntas o inquietudes relacionadas con la privacidad no se contestaron luego de haberse comunicado con el Programa para los Jóvenes de la UW pertinente, también puede comunicarse con la Oficina de Privacidad de la UW (UW Privacy Office) en uwprivacy@uw.edu.

6.   Fecha de vigencia y cambios de este Aviso

Este Aviso entró en vigor el 10 de octubre de 2019. Este Aviso puede actualizarse periódicamente. Las versiones futuras de este Aviso pueden publicarse en https://www.washington.edu/privacy/notices/youth/.